Pendiente de revisión legal. Esta política está vigente, pero todavía no la ha revisado un abogado. Si cambiamos algo importante te avisaremos por correo y, si hace falta, te pediremos una nueva autorización.

Política de tratamiento de datos personales

Vigente desde el 26 de octubre de 2026 · reemplaza la versión del 25 de octubre de 2026

CuentaMela es un servicio web que ayuda a contratistas de prestación de servicios a preparar su informe mensual de actividades. Para eso necesitamos tratar algunos de tus datos personales. Esta política explica qué datos tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puedes ejercer tus derechos, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015).

1. Responsable del tratamiento

Nombre: Danny Rios Tolosa, persona natural
Cédula: 80.181.157
Dirección: Carrera 56 # 152-37
Ciudad: Bogotá, Colombia
Correo para datos personales: soporte@cuentamela.co

2. Qué datos tratamos

Datos de tu cuenta: correo electrónico y contraseña. De la contraseña guardamos solo una huella cifrada (hash), nunca el texto. Si activas la verificación en dos pasos, también guardamos su configuración.
Datos del contrato: número y objeto del contrato, obligaciones contractuales, nombre y número de cédula del contratista y, si lo das, tu teléfono.
Tus actividades: la descripción y la fecha de cada tarea, la obligación a la que corresponde y los textos del informe, tanto los que redacta la IA como los que tú editas.
Archivos de soporte: los documentos, fotos y demás archivos que subes, los informes en Word y ZIP que genera la app y los links de SharePoint que pegas.
Telegram, solo si vinculas tu chat: el identificador del chat y lo que le envías al bot (texto, notas de voz, fotos y documentos), que guardamos como tareas y soportes. Si tienes más de un contrato vigente, el mensaje espera a que elijas a cuál va: se guarda hasta 24 horas y luego se borra.
Correo a tareas@cuentamela.co, si escribes desde el correo de tu cuenta: el asunto, el texto y los adjuntos, que guardamos como tareas y soportes (si hay que elegir el contrato, el correo espera hasta 24 horas y luego se borra).
Extensión de SharePoint para Chrome y Edge, solo si la instalas y la vinculas: de cada navegador vinculado guardamos su nombre («Chrome en Windows»), cuándo lo vinculaste y cuándo se usó por última vez; del acceso, solo una huella cifrada (hash). La extensión guarda ese acceso en tu navegador, lee la carpeta de SharePoint que tienes abierta y con qué cuenta estás conectado (solo para mostrártelo), baja de CuentaMela tus soportes y el PDF de tu informe y los sube a esa carpeta con tu sesión de SharePoint. A CuentaMela solo le envía el link de cada carpeta. No lee otras páginas ni guarda o envía tu contraseña de SharePoint, y lo que sube queda en el SharePoint de tu entidad, con sus propias reglas.
Pagos, si pagas un mes: el valor, el medio de pago, el estado y la referencia del pago y, si activas el cobro recurrente, la marca y los últimos cuatro dígitos de la tarjeta.
Testimonios, si decides dejar uno: el texto, tu cargo y tu entidad.
Datos técnicos: dirección IP, fecha y hora de acceso, intentos de inicio de sesión, cookies de sesión y registros de errores.

No pedimos datos sensibles ni datos de niños, niñas o adolescentes. Tus soportes pueden incluir datos de otras personas, como listas de asistencia o fotos de reuniones: eres responsable de tener su autorización para compartirlos. Te recomendamos no subir datos sensibles, por ejemplo de salud, que el informe no necesite.

3. Para qué los usamos

Crear y administrar tu cuenta, verificar tu correo y permitir un inicio de sesión seguro.
Prestar el servicio: organizar tus actividades, asignarlas a las obligaciones del contrato con ayuda de IA, redactar el informe y generar el Word y el ZIP con los soportes.
Preparar, solo si lo pides, la versión pública de tus soportes para SECOP II: tapar los datos personales y la información reservada, y apartar lo que no se puede publicar.
Enviarte correos del servicio: verificación de la cuenta, recuperación de contraseña y avisos sobre tus informes.
Responder tus solicitudes de soporte y tus consultas o reclamos sobre datos personales.
Proteger el servicio: limitar los intentos de acceso, detectar y corregir errores y hacer copias de respaldo.
Medir el uso y el costo de la IA, y mejorar el servicio con estadísticas agregadas.
Publicar tu testimonio en la página de inicio, con el nombre que aparece en tu contrato, tu cargo y tu entidad, solo si lo envías y lo aprobamos.
Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.

No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad.

4. Proveedores de IA y transmisión internacional

Para asignar tus tareas a las obligaciones y redactar el informe, CuentaMela envía a un proveedor de inteligencia artificial externo la descripción de tus tareas y el texto de las obligaciones del contrato. Cuando pides un nombre para una carpeta de soportes, también envía los nombres de esos archivos; si dejas un testimonio, envía su texto para revisarlo. Si envías una nota de voz por Telegram, enviamos el audio a OpenAI para transcribirlo. Salvo en los soportes públicos que se explican abajo, no enviamos el contenido de tus archivos, tu contraseña ni tu nombre, cédula o teléfono. Evita escribir datos personales de otras personas en la descripción de las tareas.

Si pides los soportes públicos para SECOP II, enviamos a Anthropic la imagen de cada página de tus soportes, el texto que se lee en ella y el nombre del contratista del contrato, para que no lo tape. Esas páginas pueden tener datos tuyos y de otras personas: la IA los usa solo para señalar qué tapar, y antes de empezar te pedimos confirmarlo. El resultado queda en tu cuenta para que lo revises; CuentaMela no publica nada en SECOP II.

Los proveedores que la app puede usar son Anthropic (el que usamos hoy), OpenAI y Google (Gemini). Son empresas con sede en Estados Unidos que procesan la información fuera de Colombia, por cuenta nuestra, para devolvernos la respuesta. Esto es una transmisión internacional de datos personales, y al aceptar esta política la autorizas de forma expresa.

Según las condiciones que cada uno publica para sus clientes de API (revisadas el 13 de octubre de 2026):

OpenAI no usa lo que le enviamos para entrenar sus modelos y lo guarda hasta 30 días para detectar abusos.
Anthropic no entrena sus modelos con esos datos y los guarda 7 días (30 en algunos de sus modelos más recientes).
Google solo deja de usar los datos para mejorar sus productos en el plan de pago de la API de Gemini. Si usamos Gemini, será con ese plan.

También trabajamos con estos proveedores de infraestructura:

Servidor donde funciona la app y se guardan los datos y los archivos: Contabo, en su centro de datos de St. Louis (Misuri), en Estados Unidos.
Envío de los correos del servicio: Resend, que los envía desde su región de São Paulo, en Brasil, sin seguimiento de aperturas ni de clics.
Mensajería, solo si vinculas tu chat de Telegram: Telegram, que lleva los mensajes entre tu chat y CuentaMela y opera fuera de Colombia.
Recepción del correo a tareas@cuentamela.co: Cloudflare, que recibe el mensaje y se lo entrega a CuentaMela, y opera fuera de Colombia.
Pagos: Wompi procesa los pagos y es quien recibe los datos de tu tarjeta o de tu cuenta; CuentaMela nunca los recibe ni los guarda.
Monitoreo de errores, con una herramienta que administramos nosotros y que oculta los números de cédula y de teléfono antes de guardar el error.

5. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

Conocer los datos que tenemos sobre ti y acceder a ellos gratis.
Actualizar y rectificar los datos incompletos, inexactos o desactualizados.
Suprimir tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
Revocar la autorización que nos diste.
Pedir prueba de la autorización y saber qué uso le hemos dado a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de hacer tu consulta o reclamo ante nosotros.

Sin los datos que el servicio necesita no podemos generar tus informes, así que revocar la autorización o suprimir esos datos implica cerrar tu cuenta.

6. Cómo ejercer tus derechos

Escribe a soporte@cuentamela.co, de preferencia desde el correo de tu cuenta. Indica tu nombre, qué pides y, si aplica, los documentos que lo soporten. Las atiende directamente el responsable, Danny Rios Tolosa.

Consultas (conocer tus datos o cómo los usamos): respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
Reclamos (corregir, actualizar, suprimir, revocar la autorización o señalar un incumplimiento): respondemos en máximo 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles más con aviso. Si falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin que la envíes, entendemos que desististe del reclamo.

Los datos del contrato, tus tareas y tu contraseña también los puedes actualizar tú mismo desde la app.

7. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos tus datos mientras tengas una cuenta en CuentaMela. Si pides suprimirlos o cerrar la cuenta, los borramos de la base de datos y del almacenamiento de archivos dentro del plazo de respuesta del reclamo. Las copias de respaldo se reemplazan solas: lo borrado desaparece de ellas en un máximo de cuatro semanas. Solo guardaremos más tiempo lo que una ley nos obligue a conservar.

8. Seguridad

Guardamos las contraseñas con hash, ofrecemos verificación en dos pasos, limitamos los intentos de inicio de sesión, cada cuenta ve solo su propia información y hacemos copias de respaldo. Ningún sistema es infalible: si ocurre un incidente que afecte tus datos, te avisaremos y lo reportaremos a la SIC como exige la ley.

9. Cookies

Usamos solo cookies propias, necesarias para mantener tu sesión y proteger los formularios. No usamos cookies de publicidad ni de analítica de terceros.

10. Autorización

Al crear tu cuenta marcas una casilla con la que autorizas el tratamiento de tus datos según esta política, incluido el envío a los proveedores de IA del punto 4. Guardamos la fecha en que la diste.

11. Vigencia y cambios

Esta versión rige desde el 26 de octubre de 2026 y reemplaza la del 25 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras CuentaMela preste el servicio. Si cambiamos algo importante, como las finalidades o los proveedores, te avisaremos por correo antes de aplicarlo y, si hace falta, te pediremos una nueva autorización.